fbpx
Misafir Yazarlar

KURUMSALLAŞMA – 2

Önceki sayıdaki yazımda; ekibimizi de sürece dahil ederek kurumsallaşma yolculuğumuzu başlatmıştık. Bu uzun yolculuk sonunda hedeflediğimiz şey şu:
Kurum Kültürü olan, Kurumsal Kimliği hazır, Organizasyon Yapısı net, tüm süreçleri birbiriyle koordinasyon içinde yürüyen; kişilerin varlığına, psikolojisine, keyfine, anlık kararlarına değil disiplinle alınan kararlara ve sisteme göre yönetilen ve bu özelliklerin sürdürülebilir olduğu bir organizasyon yapısına sahip olmak.
Unutmayın kararlıyız, bu aşamada duymamız muhtemel serzeniş cümlelerine de kendimizi hazırladık.
Şimdi sıra ilk adımda, olmazsa olmazımız ’’Kurumsal Kimlik ve Doküman Sistemleri’’ ile ilgili adımların atılmasında.

Kurumsal Kimlik, firmanızın görünen yüzüdür. Firmanızın duruşunu temsil etme biçimlerinin bütünüdür ve markanızın bütünlüğünü korur. Kurumsal kimlik tasarımınız ile müşterilerinizin ilgisini çekebilir ve markanızın ismini güçlendirebilirsiniz. Ancak güçlü ve tutarlı bir kimlik sayesinde, müşterileriniz markanızı hatırlar, firmanızın isminin akıllara yerleşmesi, ilk bakışta rakiplerinizden ayrılmanız ve fark yaratmanız en etkili şekilde sağlanır. Kurumsal kimlik tasarımlarınızı yenilikçi bir yaklaşım sergileyerek rakiplerinizden farklı yapmak, markanızı pazarda ayrı bir yerde konumlandırmanıza yardımcı olur. Firmanızı hatırlatacak olan tasarımın hangi kurallar çerçevesinde olacağı ve nasıl kullanılması gerektiği ise Kurumsal Kimliğinizin rehberi olan Kurumsal Kimlik Kitabınızda yer alır. Kurumsal Kimlik oluşturulması sürecinin başlangıcında, öncelikli olarak bu hazırlığın yapılması ve tüm çalışmalarınızın Kurumsal Kimlik Kitabınızda yer alan temeller üzerine oturtulması uygun olacaktır.

Hepimizin başına gelmiştir. Güçlü bir referansla iletişime geçtiğiniz ve çalışmaya başlamak üzere olduğunuz bir firmanın sahibi ile tanışma toplantısına giriyorsunuz, kahvelerinizi yudumlarken kartvizit alışverişinde bulunuyorsunuz. Buraya kadar her şey normal. Görüşme esnasında konuştuğunuz konuyla ilgili olarak firmanın Muhasebe Müdürü de toplantıya dahil ediliyor ve tabi ki kendisi de size kartvizitini veriyor. Görüşmenin sonuna doğru teknik bir konu danışılması gerektiği için görüşmeye dahil edilen firmanın Servis Müdürü de size kartvizitini veriyor. Sonra dikkatinizi çekiyor ki elinizde aynı firmada çalışan 3 kişiye ait farklı 3 kartvizit tutuyorsunuz.

Firma ile ilgili algınız, firmayı kafanızda konumlandırdığınız nokta neresi olur? Elbette düzensizliği anımsatan bu durum çalışmaya başlamanıza engel değil.

Görüşmenin sonunda; konuşulan konuların, vaat edilen noktaların ve teklif şartlarının yazılı olarak size iletilmesini istiyorsunuz, bir de konuyla ilgili katalogla birlikte firmanın sahip olduğu söylenen dokümanları talep ediyorsunuz. Yetkilileriniz inceleyecek ki gerekli değerlendirme sağlıklı bir şekilde yapılabilsin. Şirket imzası taşımayan bir adresten bir e-posta alıyorsunuz. Anlaşılması güç, disiplinden uzak, hitabı olmayan bir yazı ile beklediğiniz notların iletildiğini söyleyen bir e-posta. Neyse ki ek belgeleri gelmiş. Açıyorsunuz; çok amatörce hazırlanmış ve büyük ihtimalle resimden katalog haline dönüştürülmüş, çözünürlüğü yetersiz bir katalog ve word formatında düzensiz bir şekilde yazılmış, ön izleme dahi yapılmadan kaydedilmiş bir doküman. Toplantıda konuştuğunuz konuların bir kısmının olmadığını fark ediyorsunuz, ‘’Çok da önemli değil, nasılsa sözleşme yaptığımızda her şey açıkça yazılacak’’ diye düşünüyorsunuz. Kontrol edilmeden kaydedildiğini ise tek sayfa olan bu dokümanın çıktısını aldığınızda yazıcıdan çıkan 5 yarım sayfayı elinize aldığınızda anlıyorsunuz.

Firma ile ilgili algınız, firmayı kafanızda konumlandırdığınız nokta biraz daha netleşiyor mu? Elbette özensizliği anımsatan bu durum çalışmaya başlamanıza engel değil.

Ekibinizin teknik olarak yaptığı inceleme sonrasında onay vermesi üzerine firmayla çalışmaya karar veriyorsunuz. Sıra sözleşmeye geldi, firmadan talep ediyorsunuz. Yine düzenden uzak, süreci tam olarak kapsamayan ve gerekli bilgilerin tamamını içermeyen dolayısıyla sizi tatmin etmeyen bir sözleşme geliyor. Bu maddeyi şu şekilde konuşmuştuk, teslimat sorumluluğu, ödeme şartları şu şekildeydi, sözleşmede açık değil dediğinizde şu cevabı alıyorsunuz ’’Biz karşılıklı güvene dayalı olarak çalışıyoruz, arada bu kadar önemli bir büyüğümüz var, hiç sorun olmaz merak etmeyin, biz rahatız, siz de olun’’
Ve siz, her ne kadar ilgili müdürleriniz ‘’Risk var’’ dese de sözleşmeyi imzalıyorsunuz.
Zaman geliyor, risk gerçeğe dönüşüyor ve arkasından, hepimizin tahmin edebileceği yaşanması istenmeyen sıkıntılı bir süreç başlıyor.

Peki firmanız hiç bu senaryodaki taraflardan birisi oldu mu?

Bir firmanın kartvizitleri kurumsal değil diye teklif formatı yok, sözleşme şartları belirlenmemiş, e-posta kullanma disiplini yok, büyük anlaşmaların detaylarını telefon mesajları ya da konuşmaları ile yapıyor diye mutlaka süreç olumsuz mu tamamlanır? Olumlu olmayacağı kesin. Sözler üzerine kurulu, güvene dayalı ilişkiler kurmak elbette ki çok önemli. Doğamızda dokumuzda bu var, kabul ediyorum. Bunu bir sonraki aşamaya taşımayı başarırsak yani değiştirmeden kayıt altına alabilirsek ilişkilerimizi de korumuş oluruz. Bu gözle bakarsak iletişimdeki en büyük problemimizin belirsizlik olduğunu görebiliriz. Beklentilerin, arzın, talebin, tarafların yapabileceklerinin, yapmak istediklerinin net olmadığı, yazılı olarak kayıt altına alınmadığı süreçlerin sonunda hem çalışmanın bitmesi hem de ilişkilerin yıpranması muhtemel.

’’Ben öyle dememiştim’’
’’Bizim satış yetkilisi size bu fiyatı vermiş, siz de telefon görüşmenizde onay vermişsiniz’’
’’Nakliye maliyeti size aitti, o şekilde konuşmuştuk’’
’’Biz fabrikada teslim edeceğiz, o şekilde konuşmuştuk’’
’’Servis ücretini fatura etmek zorundayız, o şekilde konuşmuştuk’’

Yapılan konuşmalara atıfta bulunan onlarca cümle duyabiliriz.

Sektörde bu konunun üzerinde önemle durulması gerektiğini düşünüyorum. İşin doğası gereği birçok işlem bugüne kadar sözlü olarak yapılmış ve bu, pazarı bir aşamaya kadar taşımış olabilir. Fakat, günümüzde birçok farklı nedenle bunun kesinlikle değişmesi gerekiyor. Verdiği teklif şartlarını takip eden, sözleşme aşamasına geçtiğinde bu şartlara uygun adım atabilen firma; zaten verdiği sözün arkasında duran firmadır, zaten güven telkin eden firmadır. Dolayısıyla sizin, sözleşme imzalayalım demeniz karşınızdaki yıllardır ticaret yaptığınız firmaya güvenmediğiniz anlamına gelmez. Bu endişeyi bir tarafa bırakıp,bıraktırıp gerekli tüm adımları disiplinli bir şekilde kayıt altına almamız doğru olacaktır.

Bu noktada firma dokümanlarının hazırlanmış olması ve tüm çalışanlar tarafından aynı disiplinle kullanılması oldukça önemli. Bunun sağlanabilmesi ve sürdürülebilir olması içinse firma yönetiminin bu düşünceyi benimsemesi ve destekleyici adımlar atması gereklidir.
Bununla birlikte Kurumsal Kimlik rehberi olan Kurumsal Kimlik Kitabının hazırlanması ve ilgili tüm çalışmaların burada yer alan temeller üzerine oturtulması firmanın marka gücünün korunabilmesini sağlayacaktır.

İçeride benimsediğimiz sistem dışarıya da kurumsal bir yapı imajı verecek, dolayısıyla firmamıza duyulan güveni arttıracak ve ticari ilişkilerimizi güçlendirecektir.

Kararlı bir şekilde kurumsallaşma yolculuğumuza devam ediyoruz. Gelecek sayıdaki yazımda, firmamızın temel yapı taşı olan çalışanlarımızı yakından ilgilendiren ’’Organizasyon Yapısı’’ detayları üzerinde duracağım.

Yazımı, iş hayatıma başladığım ilk gün sevgili babamın bana verdiği ve her an ışığım olan nasihati ile tamamlamak istiyorum:

’’SÖZ UÇAR YAZI KALIR’’
Saygılarımla,
Sibel AYGÜL

Yazar Hakkında

admin

HAVA DURUMU